Il prodotto è centrale nella vita di un’azienda. Le informazioni che lo riguardano sono molteplici – colore, taglia, immagini, recensioni dei clienti – e provengono da fonti e applicazioni diverse: ERP, social, transazioni on line, open data. Tutti questi dati sono gestiti da più funzioni aziendali, ciascuna delle quali è costituita da un numero variabile di persone che inseriscono e aggiornano attributi del prodotto.
Gestire in modo efficiente una così consistente mole di informazioni non è un compito semplice. Secondo Gartner, la scarsa qualità dei dati costa alle aziende una media di 12,9 milioni di dollari all’anno. Non avere a disposizione dati coerenti, completi e aggiornati in modo tempestivo sul prodotto ha infatti inevitabili riflessi negativi sia sul fatturato sia sulla qualità della vita lavorativa delle persone che gestiscono tali informazioni. Nel caso poi di prodotti stagionali, con un ciclo di vita breve o soggetti a modifiche tecniche, è necessario un continuo aggiornamento delle informazioni per permettere a tutte le funzioni coinvolte di essere allineate.
A complicare la gestione dei dati del prodotto intervengono anche fattori quali la multicanalità e l’internazionalizzazione dell’azienda: ogni canale – locandina, store fisico, e-commerce, app dedicata – richiede una personalizzazione nella presentazione del prodotto, sia a livello di descrizione sia in termini di lunghezza dei contenuti, e la declinazione delle informazioni in diverse lingue rende la gestione dei dati ancora più onerosa.
Definire una strategia di Product Information Management
Per evitare una gestione manuale, risparmiare tempo e risorse e ottenere risultati di qualità, è necessario dotarsi degli strumenti giusti. Il primo passo è studiare una strategia di Product Information Management (PIM) che permetta di fissare gli obiettivi e tracciare il percorso da seguire per raggiungerli. Gli obiettivi non sono standardizzabili e applicabili in modo automatico, ma dipendono dalle necessità di ogni particolare azienda.
Per fissarli è utile raccogliere informazioni dalle varie funzioni che sono coinvolte nella gestione o nell’utilizzo delle informazioni legate ai prodotti: quali strumenti utilizzano, quanto tempo impiegano nello svolgimento delle attività, cosa migliorerebbe la gestione dei dati di prodotto. Ogni funzione, infatti, è interessata ad aggiornare e gestire solo alcune informazioni dei prodotti: le necessità del magazziniere sono differenti da quelle del marketing o da quelle del gestore di un canale di vendita.
Il contributo delle diverse funzioni è decisivo per fissare le esigenze specifiche dell’azienda. Il loro coinvolgimento porta, inoltre, a una semplificazione del lavoro di gestione e aggiornamento delle informazioni del prodotto, permettendo alle persone di concentrarsi sugli aspetti centrali del proprio ruolo e di ridurre il tempo dedicato ai dati.
Implementare un sistema di Product Information Management
Adottare un sistema automatizzato di gestione delle informazioni sui prodotti può aiutare a risolvere i problemi di gestione e applicare la strategia più adatta all’azienda. Nella scelta della soluzione di Product Information Management, occorre però tenere in considerazione alcuni requisiti fondamentali: semplicità di integrazione nella propria infrastruttura, importazione automatizzata dei dati (minor lavoro manuale, migliore qualità del dato), disponibilità di report per il monitoraggio della qualità del dato, interfaccia intuitiva che faciliti l’onboarding, automatismi per la pubblicazione dei contenuti sui vari canali, amministrazione dei diversi ruoli per la gestione dei prodotti.
Una volta identificate le parti coinvolte, le condizioni che il sistema deve soddisfare e le funzionalità necessarie, si procede all’implementazione, tenendo conto degli obiettivi aziendali e del modo in cui gli utenti interagiscono con lo strumento. L’esperienza insegna, infatti, che è preferibile adottare un approccio progressivo per introdurre un PIM in azienda, procedendo per step e con la collaborazione degli utenti per assicurarne un utilizzo continuativo nel tempo.
L’approccio di Axiante al Product Information Management
È questo l’approccio che seguiamo da anni in Axiante. Proprio perché le persone potrebbero nutrire qualche diffidenza verso i nuovi strumenti, è importante iniziare l’implementazione con la funzione a cui il PIM porterebbe i maggiori benefici e dunque dagli utenti più motivati ad apprendere e a utilizzarlo. Questo permetterà di far partire un ciclo virtuoso per cui, procedendo progressivamente con le altre funzioni, avremo la certezza che il PIM diventerà il punto di riferimento per l’azienda.
In materia di Product Information Management la strategia non può essere standard, ma va confezionata e adattata alla singola realtà aziendale e persino alla singola funzione. Grazie all’esperienza di Business Innovation Integrator, Axiante analizza gli obiettivi e le esigenze dell’azienda e delle varie funzioni e propone le azioni correttive da adottare per concludere con successo l’implementazione del PIM.
di Vincenzo Quarta, Project Manager di Axiante axiante.com
