Perché è importante stipulare contratti chiari e dettagliati
I contratti di outsourcing giocano un ruolo cruciale nel definire i termini e le condizioni della collaborazione tra lo studio mandatario e il collega in esterno.
La chiarezza e la ricchezza di dettagli dei contratti di outsourcing sono essenziali per garantire che entrambe le parti abbiano aspettative allineate e comprendano pienamente i loro diritti e doveri. Contratti ben strutturati non solo prevengono malintesi e conflitti, ma fungono anche da guida durante l’intero processo di collaborazione.
Inoltre, i contratti di outsourcing dettagliati aiutano a stabilire una base solida per la comunicazione e la comprensione reciproca, elementi chiave per una partnership di successo, e ad assicurare che le parti contraenti siano sulla stessa lunghezza d’onda.
La trasparenza contrattuale è particolarmente importante in scenari complessi come quello della contabilità, in cui diversi aspetti quali: la gestione dei rischi, la protezione dei dati e la conformità normativa devono essere attentamente considerati e concordati.
Ma cosa è importante inserire in un contratto quando si intraprende una strategia di esternalizzazione?
Vediamolo insieme.
Contratti di outsourcing: definire aspettative e livelli di servizio
Nel definire i contratti di outsourcing, è fondamentale stabilire chiaramente aspettative e livelli di servizio. Questo processo inizia con la definizione precisa di ciò che lo studio mandatario si aspetta dal collega in esterno in termini di: consegne, qualità del lavoro e tempistiche. Ricordate: è lecito e consigliabile chiedere all’outsourcer chiarimenti e inserire nel contratto dettagli specifici riguardanti ogni aspetto del servizio. Un fornitore affidabile e competente non avrà problemi a soddisfare queste richieste, poiché comprende l’importanza di una definizione chiara per una collaborazione efficace.
In secondo luogo, includere nel contratto di outsourcing specifiche clausole sui livelli di servizio (Service Level Agreements, SLA) aiuta a garantire che le aspettative siano realistiche e misurabili.
Gli SLA dovrebbero coprire aspetti come la rapidità di risposta, la frequenza degli aggiornamenti e i criteri di qualità del lavoro.
Inoltre, è importante che i contratti di outsourcing prevedano meccanismi di feedback e revisione regolare, consentendo alle parti di discutere e, se necessario, rinegoziare i termini per riflettere eventuali cambiamenti nelle esigenze o nelle condizioni di mercato. Stabilire questi dettagli nei contratti di outsourcing non solo minimizza il rischio di incomprensioni, ma costruisce anche un rapporto di fiducia e trasparenza. Questo approccio proattivo nella definizione dei termini contrattuali assicura che entrambe le parti siano pienamente consapevoli delle loro responsabilità e aspettative, creando così le fondamenta per una collaborazione duratura e reciprocamente soddisfacente.
Contratti di outsourcing: responsabilità e conformità
Nella stesura dei contratti di outsourcing, un altro aspetto fondamentale da considerare è la chiara definizione delle responsabilità e della conformità normativa. Questo è particolarmente rilevante in settori come la contabilità, dove la precisione e il rispetto delle normative sono di vitale importanza. I contratti di outsourcing devono quindi specificare dettagliatamente quali saranno le responsabilità dello studio e quali del fornitore esterno, in particolare in termini di gestione dei dati, riservatezza e aderenza alle leggi e regolamenti vigenti.
È essenziale che i contratti di outsourcing delineino anche le procedure da seguire in caso di violazione dei dati o di non conformità. Questo include la definizione di chi è responsabile per eventuali sanzioni o azioni correttive, per la sicurezza e la tranquillità operativa tanto del mandatario quanto dell’outsourcer.
Da ultimo, ma non per importanza, i contratti dovrebbero prevedere regolari audit e controlli per assicurare che il fornitore esterno rispetti costantemente gli standard concordati con lo Studio mandatario.
Negoziazione e revisioni: best practice per una collaborazione efficace
Dopo aver chiarito le basi contrattuali per una collaborazione chiara e dettagliata, mi sembra importante fare, a complemento, un piccolo focus su due best practice fondamentali nella stipula del contratto: la negoziazione e le revisioni periodiche. Questi passaggi sono cruciali per assicurare che la collaborazione tra mandatario e outsourcer sia adattabile e soprattutto di successo.
Durante la fase di negoziazione, è importante che lo studio mandatario e il fornitore esterno discutano apertamente per raggiungere un accordo che soddisfi le esigenze di entrambe le parti.
Un outsourcer affidabile avrà sempre tempo da concedervi per questa fase così importante e delicata. La negoziazione, infatti, non è soltanto un semplice scambio di termini contrattuali: è una vera e propria opportunità per chiarire qualsiasi dubbio e stabilire un terreno comune d’azione.
Le revisioni periodiche del contratto sono altrettanto importanti. Con il cambiare delle esigenze di lavoro o delle condizioni di mercato, può essere necessario aggiornare i contratti per riflettere queste nuove realtà. Queste revisioni consentono alle parti di adattarsi a nuove circostanze e di ottimizzare continuamente la collaborazione.
di Federico Loffredo
Dottore Commercialista e Revisore Contabile con oltre 25 anni di esperienza professionale, gestendo la
clientela sul territorio di Venezia – Mestre e da remoto. Da sempre appassionato di innovazione, ha approfondito in particolare l’uso di tecnologie quali l’Intelligenza Artificiale (IA) e la Robotic Process Automation (RPA), che consentono di automatizzare e rendere più efficienti alcune attività ripetitive svolte all’interno dello studio del Commercialista. Dal 2020, come Commercialista Tecnologico, è divulgatore e consulente sul tema dell’ottimizzazione e digitalizzazione dei processi, attraverso la pubblicazione di articoli e l’organizzazione di webinar e sessioni (in)formative dedicate ai colleghi Commercialisti. È responsabile del Gruppo di Studio “Organizzazione Studio e Informatica” dell’Ordine dei Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili di Venezia, nonché membro della Commissione “Intelligenza Artificiale e Bilanci”, presso il Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili.
