Roberto Castaldo, Performance Management Specialist e la Teoria sul tempo per ottimizzare i processi in una pmi
Raggiungere il successo è alla base dei traguardi lavorativi o addirittura personali. Il successo può definire nuovamente il nostro equilibrio in senso migliorativo, aiutandoci a raggiungere di conseguenza i nostri obiettivi. È pertanto importante saper gestire i nostri comportamenti specialmente se dobbiamo dirigere la nostra azienda, studiando strategie per raggiungere al meglio il business.
Tra le diverse teorie che si possono leggere sulla letteratura scientifica c’è la Teoria dei 21 minuti, elaborata da Roberto Castaldo, Performance Management Specialist, founder di 4 M.A.N. Consulting e unico italiano presente nella prestigiosa classifica Global Gurus, dedicata ai trenta migliori professionisti al mondo nella gestione del tempo.
Roberto Castaldo ha ampiamente approfondito la Teoria dei 21 minuti all’interno del suo libro Time Management – Sistema 21’, edito da KPI Edizioni. A Roberto Castaldo vogliamo chiedere come applicare la Teoria dei 21 minuti sulle PMI italiane per ottimizzare i processi aziendali.
La Teoria dei 21 minuti su quali argomentazioni si basa?
«La Teoria dei 21 minuti si basa su un’evoluzione del modello di Time Management riadattato alle nuove generazioni in cui l’avvento della tecnologia ha reso tutto più veloce. Parte dal protocollo di Goal Setting (I.D.R.A. e N.A.T.) ed integra insieme matematica, neuroscienze e coaching. I.D.R.A. è l’acronimo di Idee, Descrizione, Risultati e Azione: partendo da un’idea, si descrive un obiettivo usando massimo 250 parole, si mette nero su bianco cosa si vuole ottenere e, infine, si elabora un piano di azioni utili al raggiungimento dei risultati. N.A.T, invece, sta per Numeri – Attributi – Tempo, tre variabili fondamentali a definire in modo ancor più specifico gli obiettivi che ci si prefigge di raggiungere. Ad esempio: Numeri: 20% guadagni e 30 clienti – Attributi: netti (guadagni) e nuovi (clienti) – Tempo: entro il 31 dicembre 2023. Il metodo N.A.T. offre una sintesi di variabili soggettive, come gli attributi, e oggettive, come numeri e tempo, di quel che si intende realizzare. Siamo partiti da studi scientifici sull’attenzione ed abbiamo testato il modello attraverso il centro studi performance, monitorando un campione di 1763 persone all’interno del mondo delle PMI italiane».
In che modo può aiutare le PMI a raggiungere più facilmente il proprio business?
«Le PMI traggono beneficio dall’adozione di teorie e metodologie che consentono di massimizzare l’efficienza e l’efficacia in tempi ristretti. La Teoria dei 21 minuti si basa su principi di efficientamento personale e professionale. Il tempo è la risorsa più democratica che esista in natura, e la maggiore distorsione e defocalizzazione sui risultati nasce proprio dalla mancata sincronizzazione delle attività all’interno del micro sistema azienda tra le persone. Il protocollo fornisce strumenti e strategie per focalizzare le energie su attività ad alto valore aggiunto, riducendo gli sprechi e migliorando la produttività. Ha effetto sui singoli ma anche sui team, che sono così sincronizzati sulla stessa lunghezza d’onda temporale e spingono all’unisono l’azienda verso i propri risultati».
Quando gestiamo la governance di un’impresa quali sono le principali difficoltà da superare?
«Quando si gestisce la governance di un’impresa le principali difficoltà includono vari aspetti. Allineamento Strategico: assicurarsi che la strategia aziendale sia chiara e compresa a tutti i livelli organizzativi. Il protocollo di Goal Setting consente a tutti di comprenderne i diversi livelli di approfondimento. Responsabilità e Accountability: definire chiaramente le responsabilità e garantire che vi sia trasparenza nei processi decisionali. L’identificazione dei task chiave e delle attività in capo ad ogni singolo soggetto aiuta ad evitare sovrapposizioni. Gestione dei Rischi: identificare, valutare e gestire i rischi in modo proattivo per proteggere l’organizzazione. Liberando tempo per le attività strategiche si riesce ad avere una maggiore capacità di pianificazione perché si esce dal just in time, causato dall’organizzazione precaria che porta a fare tutto urgentemente. Conformità Normativa: assicurarsi che l’azienda rispetti tutte le leggi e le normative applicabili. Spesso questo viene inteso come burocrazia, ma una corretta pianificazione strategica anticipa con processi l’eventuale rischio che può derivare dalle attività d’impresa. Cultura Organizzativa: creare una cultura che promuova l’integrità, la trasparenza e la responsabilità. Quando in azienda tutti suonano la stessa nota nello stesso tempo il suono diventa musica. L’imprenditore evoluto e managerializzato è come un direttore d’orchestra: detta i tempi e coordina il lavoro di tutti. L’imprenditore self made non evoluto dal punto di vista manageriale paga i dipendenti per mantenere lo strumento musicale, si muove tra di loro per suonare la musica ma, mentre si occupa della parte operativa, perde di vista molti aspetti strategici».
Che ruolo assume la formazione per l’imprenditore?
«La formazione per l’imprenditore è fondamentale. Fornisce le competenze e le conoscenze necessarie per gestire e sviluppare un’impresa con successo. L’ambiente aziendale è in costante evoluzione, e l’imprenditore deve essere preparato a gestire nuove sfide, ad adattarsi ai cambiamenti e ad adottare nuove tecnologie e pratiche. La formazione continua assicura che l’imprenditore rimanga competitivo e all’avanguardia nel suo settore. La formazione ha anche un grande effetto motivazionale, perché porta l’imprenditore fuori dall’impresa: questo stimola il change management e offre una possibilità di aumentare la leadership percepita attraverso un incremento costante delle competenze».
Qual è il valore aggiunto di una costante analisi dell’impresa?
«Il valore aggiunto di una costante analisi dell’impresa risiede nella capacità di prendere decisioni ‘informate’. Attraverso l’analisi, un’impresa può identificare tendenze, punti di forza, aree di miglioramento, opportunità e minacce. Questo permette di apportare correzioni tempestive, sfruttare le opportunità e mitigare i rischi. Inoltre, una valutazione regolare promuove una cultura di miglioramento continuo, che è fondamentale per la crescita e il successo a lungo termine. Le recenti novità in tema di crisi d’impresa e l’aggiornamento all’art. 2086 comma 2 e con la disposizione di cui alla lettera c) del comma 3 dell’art. 3 del D. Lgs. 14/2019 (Riforma della Crisi) prevede in capo all’imprenditore quelli che vengono considerati gli adeguati assetti organizzativi non solo in termini di governance, ma come un vero e proprio adempimento a cui sono soggetti. E’ stato rilevato, infatti, che una corretta analisi e un corretto monitoraggio delle attività prevengono e riducono i rischi in capo all’imprenditore garantendo continuità all’impresa».
Francesco Fravolini
