Tag: processo

  • L’AI sul posto di lavoro: il buono, il cattivo e l’algoritmico

    L’AI sul posto di lavoro: il buono, il cattivo e l’algoritmico


    L’Intelligenza Artificiale (AI) è ormai parte integrante della nostra vita, dai chatbot che ci aiutano a gestire il tracking dei prodotti ordinati agli algoritmi che suggeriscono cosa acquistare sui siti di shopping online. Anche attività come scrivere post su LinkedIn o email possono essere assistite dall’AI generativa.

    Ma qual è il confine? Con l’AI che gestisce compiti monotoni e crea contenuti a velocità incredibili, ci si chiede se gli esseri umani siano ancora necessari sul posto di lavoro.

    I Benefici dell’AI

    L’AI ottimizza i processi aziendali e riduce il tempo dedicato a compiti poco produttivi. Le aziende usano l’AI per diverse funzioni, dall’analisi dei curriculum, all’identificazione di anomalie nei dati o per generare contenuti. Tutto questo, in una frazione del tempo che impiegherebbe un essere umano. In circostanze dove una diagnosi precoce e un intervento tempestivo sono cruciali, l’uso dell’AI può avere un impatto molto positivo. Ad esempio, un test del sangue potenziato dall’AI potrebbe aiutare a prevedere il Parkinson fino a sette anni prima della comparsa dei sintomi.

    Grazie alla capacità di scoprire schemi in enormi quantità di dati, le tecnologie AI possono anche supportare il lavoro delle forze dell’ordine, aiutandole a identificare probabili scene del crimine. Gli strumenti AI-driven hanno un ruolo anche nel combattere il crimine e altre minacce nel mondo online, aiutando i professionisti della cybersecurity a svolgere meglio il proprio lavoro.

    La capacità dell’AI di far risparmiare tempo e denaro alle aziende non è una novità. Pensiamo a questo: meno tempo i dipendenti spendono in compiti ripetitivi più tempo possono dedicare alla strategia aziendale e alla crescita.

    I sistemi basati sull’AI possono anche aiutare a eliminare il rischio di errore umano. Tutti possiamo commettere errori, specialmente se sotto stress. I sistemi basati sull’AI possono lavorare 24 ore su 24 senza mai stancarsi. In un certo senso, hanno un livello di affidabilità che neanche il più dettagliato e metodico degli esseri umani può raggiungere.

    I Limiti dell’AI

    A un esame più attento, però, le cose si complicano un pò. Sebbene i sistemi AI possano minimizzare gli errori associati alla fatica e alla distrazione, non sono infallibili. L’AI può commettere errori e produrre affermazioni false presentandole come se fossero corrette, specialmente se ci sono problemi con i dati su cui è stata addestrata o con l’algoritmo stesso. In altre parole, i sistemi AI sono buoni quanto i dati su cui sono stati addestrati (che richiedono competenza e supervisione umana).

    Inoltre, mentre gli esseri umani possono cercare di essere obiettivi, tutti siamo soggetti a bias, ovvero pregiudizi inconsci basati sulle nostre esperienze di vita, ed è difficile, se non impossibile, eliminarli completamente. L’AI non crea bias di per sé, piuttosto, può amplificare i bias già presenti nei dati su cui è addestrata. In pratica, uno strumento di AI addestrato con dati puliti e privi di bias può produrre risultati puramente basati sui dati e correggere il processo decisionale umano distorto. Detto ciò, garantire equità e obiettività nei sistemi AI richiede uno sforzo continuo nella selezione e nella gestione dei dati, nella progettazione degli algoritmi e nel monitoraggio costante.

    Uno studio del 2022 ha mostrato che il 54% dei leader tecnologici si è dichiarato molto preoccupato per il bias nell’AI. Le conseguenze negative dell’uso di dati distorti sono già evidenti nel mondo aziendale. Ad esempio, a causa di dataset che riflettono pregiudizi preesistenti, una compagnia di assicurazioni auto in Oregon ha applicato alle donne un costo assicurativo circa dell’11,4% superiore rispetto agli uomini per la stessa polizza, nonostante tutte le altre condizioni fossero identiche. Questo può facilmente danneggiare la reputazione dell’azienda e portare alla perdita di clienti.

    Con l’AI che utilizza dataset ampi, sorge anche la questione della privacy. Quando si tratta di dati personali, attori con intenti malevoli potrebbero trovare modi per bypassare i protocolli di privacy e accedere a queste informazioni. Sebbene sia possibile creare un ambiente di dati più sicuro attraverso

    questi strumenti e sistemi, le organizzazioni devono rimanere vigili su eventuali lacune nella loro sicurezza informatica con l’ulteriore superficie di dati che l’AI comporta. Inoltre, l’AI non può comprendere le emozioni. Gli utenti che interagiscono con l’AI possono avvertire una mancanza di empatia e comprensione che potrebbero ottenere da un’interazione umana& reale. Questo può influenzare l’esperienza del cliente o dell’utente, come dimostra il caso del gioco World of Warcraft, che ha perso milioni di giocatori con la sostituzione del proprio team di assistenza clienti, che era composto da persone reali che entravano persino nel gioco per mostrare ai giocatori come eseguire azioni, con bot AI privi di quel senso dell’umorismo e di quell’empatia.

    Con il suo dataset limitato, l’AI può incontrare difficoltà nell’interpretare i dati a causa della mancanza di contesto. Ad esempio, gli esperti di cybersecurity possono avere una comprensione approfondita di un attore della minaccia specifico, che consente loro di identificare e rilevare segnali di allerta che una

    macchina potrebbe non riconoscere se non allineata con il suo algoritmo programmato. Sono queste sfumature che possono avere conseguenze enormi nel tempo, sia per l’azienda che per i suoi clienti.

    Mentre l’AI manca di contesto e comprensione dei dati di input, gli esseri umani mancano di comprensione di come funzionano i sistemi AI. Quando l’AI opera come una scatola nera non c’è trasparenza su come vengano prodotti gli output o le decisioni fornite. L’impossibilità di identificare i calcoli dietro le quinte può portare le persone a dubitare della sua validità. Inoltre, in caso di malfunzionamento o se i dati di input sono alterati, diventa difficile identificare, gestire e risolvere il problema.

    Perché abbiamo bisogno delle persone

    Gli esseri umani non sono perfetti. Ma quando si tratta di parlare ed entrare in relazione con le persone e di prendere decisioni strategiche importanti, sono sicuramente i migliori candidati per questo compito.

    A differenza dell’AI, le persone possono adattarsi a situazioni in evoluzione e pensare in modo creativo.

    Senza regole predefinite, i dataset limitati e i prompt che l’AI utilizza, gli esseri umani possono utilizzare la loro iniziativa, conoscenza ed esperienza per affrontare le sfide e risolvere i problemi in tempo reale.

    Questo è particolarmente importante quando si prendono decisioni etiche e si bilanciano gli obiettivi aziendali (o personali) con l’impatto sociale. Ad esempio, gli strumenti di AI utilizzati nei processi di assunzione potrebbero non considerare le implicazioni più ampie del rifiuto di candidati basato su bias algoritmici, e le conseguenze che questo potrebbe avere sulla diversità e inclusione sul posto di lavoro.

    Poiché l’output dell’AI è creato da algoritmi, corre anche il rischio di essere formulato in modo stereotipato. Consideriamo l’AI generativa utilizzata per scrivere blog, email e didascalie sui social media: strutture di frasi ripetitive possono rendere il testo poco coinvolgente. I contenuti scritti da esseri umani avranno probabilmente più sfumature, prospettive e, diciamolo, personalità. Specialmente per il messaggio del brand e il tone of voice, può essere difficile imitare lo stile di comunicazione di un’azienda utilizzando gli algoritmi rigidi che l’AI segue.

    Tenendo conto di ciò, mentre l’AI potrebbe essere in grado di fornire un elenco di potenziali nomi per un marchio, solo le persone che ci lavorano possono comprendere il loro pubblico e capire cosa potrebbe avere maggiore risonanza. Con l’empatia e la capacità di cogliere le sfumature, gli esseri umani possono connettersi meglio con gli altri, favorendo relazioni più forti con clienti, partner e stakeholder. Questo è particolarmente utile nel servizio clienti. Come accennato prima, un servizio clienti scadente può portare alla perdita di fedeltà e fiducia nel marchio.

    Infine, gli esseri umani possono adattarsi rapidamente a condizioni in evoluzione. Se si necessita di una dichiarazione aziendale urgente o si deve cambiare rapidamente il messaggio di una campagna, è necessario un essere umano. L’aggiornamento degli strumenti di AI richiede tempo, e potrebbe non essere disponibile in determinate situazioni.

    Qual è la soluzione?

    L’approccio più efficace è affidarsi ai punti di forza di entrambi. Questo potrebbe significare utilizzare l’AI per gestire l’analisi e l’elaborazione di grandi quantità di dati, per poi ricorrere all’esperienza umana per il processo decisionale, la pianificazione strategica e la comunicazione. L’AI dovrebbe essere usata come uno strumento per supportare e migliorare la forza lavoro, non per sostituirla.

    di Fabio Buccigrossi, Country Manager di ESET Italia

    Loading

  • Una comunicazione interna carente ha ricadute su motivazione del personale e produttività

    Una comunicazione interna carente ha ricadute su motivazione del personale e produttività

    Erika Leonardi parla di processi, procedure e del metodo ZoomUp nelle pmi


    Dove trovo i dati? Chi mi sa dire cosa devo fare adesso? Chi ha contattato il cliente? Cosa ha risposto il fornitore?

    Se in un’azienda circolano domande di questo tipo significa che il flusso di comunicazione interna non è fluido. E gli effetti negativi si faranno sentire presto sul funzionamento e sulla produttività dell’impresa, oltreché sulla sua reputazione.

    E’ possibile quantificare i danni e cosa fare per prevenire il fenomeno?

    L’abbiamo chiesto a Erika Leonardi, consulente e formatrice, studiosa da oltre 30 anni di organizzazioni e autrice sull’argomento di un libro, dal titolo: “Comunicazione interna e processo”, pubblicato da FrancoAngeli”, in cui si legge che la qualità del proprio lavoro è fortemente influenzata dalla comunicazione interna.

    Dubbi, fraintendimenti, continue domande ai colleghi consumano energie in modo non produttivo, generano stress e creano insoddisfazione. Per stabilire chiari canali di comunicazione la prima cosa da fare è definire il processo, l’insieme delle attività di ciascuno.

    “La circolazione delle informazioni fra persone, soprattutto di aree diverse – afferma Leonardi –  è cruciale per il conseguimento dei risultati e per creare un clima aziendale sereno.   Se ricorrono determinate domande c’è carenza organizzativa, disordine,  che si esplicita con una circolazione inadeguata delle informazioni. Certo, non è possibile fare delle misurazioni precise, ma in linea di massima, possiamo affermare che l’azienda corra il rischio di perdere in produttività. Si perderà oltre il 40% del tempo assegnato al personale e dell’utilizzo di risorse.

    Quali sono gli effetti più rilevanti e visibili oltre al rallentamento dell’attività?

    Le conseguenze possono manifestarsi in più modi. Il cliente riceve quanto promesso ma con elevate rilavorazioni interne, al punto che può risultare compromessa la redditività dell’incarico. Oppure non riceve quanto atteso, con rischio di insoddisfazione e passaparola negativo. Oppure il personale vive in un continuo stato di emergenza. Le ricadute più critiche si hanno sulla motivazione del personale. Non avere chiari il proprio compito, la dinamica delle relazioni è un po’ come prendere parte ad un gioco di cui non si conoscono le regole: non si sa quando si vince, ma viene fatto notare quando si perde.

    Come si fa a far convergere verso un unico obiettivo i linguaggi di dipendenti appartenenti ad aree produttive diverse?

    La soluzione manageriale è il processo: questo è il mattone portante di tutte le organizzazioni.  Il processo viene definito come la trasformazione di un input in un output grazie ad attività correlate. Il concetto di trasformazione è insito nel processo. Con questa definizione però non è chiaro il peso reale delle persone, che entrano in gioco su due livelli: svolgono le attività correlate che generano la trasformazione oppure sono i destinatari dell’output del processo. Pertanto, diciamo che il processo è come più persone svolgono attività correlate per generare la trasformazione di un input in un output, destinato al cliente del processo.A questo punto occorre evidenziare un aspetto determinante: i processi cheincidono di più sulla soddisfazione del cliente sono costituiti da persone di funzionidifferenti. Non possiamo dare per scontato che queste siano in grado in modoautomatico di dialogare. Le differenze sono tante: competenze, ambito di attività,metodi, linguaggio, obiettivi. E solo grazie all’approccio per processi riusciamo avalorizzare queste differenze e orientarle verso un comune obiettivo: l’output delprocesso.

    Esempi?

    Nella pratica, in un ipotetico processo Gestione delle offerte il commerciale, l’amministrativo, il tecnico e il legale devono riuscire a dialogare. Una volta che tutti convergono verso un unico obiettivo diventa più facile raccontare il passaggio delle informazioni.  Come ho già detto, una comunicazione interna carente ha rovinose ricadute all’esterno. Si può creare una situazione in cui il cliente, contattando più persone con la stessa domanda, riceva risposte diverse. È la nascita del caos, ossia della confusione. Mettere ordine nella comunicazione interna migliora l’impegno delle persone, le rende protagoniste e responsabili del successo dell’organizzazione e promuove una relazione costruttiva con il cliente. Questo aspetto è ancora più incisivo nel caso dei servizi. Qui il cliente è chiamato ad avere un ruolo attivo durante l’erogazione. Per svolgere i suoi compiti è guidato da diverse forme di comunicazione che riceve da più soggetti. Pertanto una comunicazione interna carente ha pesanti ricadute sia a livello di prestazione sia di reputazione.

    Cosa è ZoomUp, come funziona e a quali condizioni?

    Ogni organizzazione deve definire quali sono i processi e quali persone sono coinvolte. Dopo l’analisi ogni processo deve essere raccontato affinché tutte le persone che ne fanno parte abbiano la stessa visione e siano preparate al proprio ruolo. Qui tiriamo in ballo la procedura. La forma espositiva più chiara e coerente con il processo inteso come gioco di squadra, è il Diagramma di Flusso Interfunzionale, che adotta il linguaggio grafico: rettangolo, freccia, rombo. Come funziona? L’esposizione grafica richiama la piscina: uno spazio ripartito in corsie, che nel disegno diventano colonne. Ogni colonna è intestata ad una personae riporta le azioni che dovrà compiere. Le frecce esprimono le relazioni fra le attività. Nasce così un racconto sintetico, chiaro e completo che dà evidenza dello scambio di informazioni e permette la condivisione della dinamica del processo fra le persone coinvolte. Per disegnarlo ho creato un metodo: ZoomUp. Le persone coinvolte nel gruppo di processo raccontano lo svolgimento. Gli step sono: Formazione, Redazione della Scheda del processo che esplicita la finalità, Compilazione della Matrice delle Attività che rende chiaro cosa ogni persona dovrà fare,  Disegno del Diagramma di Flusso Interfunzionale. A questo punto scrivere la procedura è semplice: il cuore sarà il Diagramma di Flusso, con un breve testo che proviene dalla Scheda Processo. Questo metodo vale per tutte le tipologie di organizzazioni. Protagoniste sono le persone che possono valorizzare le proprie esperienze. Si creano così le basi per il gioco di squadra. Ottimo per fare un riesame e una revisione del processo, il diagramma di flusso interfunzionale si rivela utilissimo anche per la progettazione di nuovi processi. Con il metodo ZoomUp la procedura è redatta dalle persone protagoniste del processo. Inoltre è snella e completa. Il Diagramma di Flusso interfunzionale sostituisce pagine e pagine di testo e assicura che il racconto sia affidabile. Non solo, scandisce il passaggio di informazioni in modo più efficace. E garantisce una maggiore funzionalità delle varie attività aziendali.

    Cinzia Ficco

    Loading