Il payroll è una materia complessa, al punto che oggi, in Europa, è di fatto quasi impossibile mantenere un registro delle retribuzioni impeccabile per il personale. In particolare, l’Italia è il paese dove il payroll rappresenta una delle sfide più complesse a livello globale, con un accumulo storico di provvedimenti, leggi e norme, alcuni dei quali risalenti ai primi decenni del XX secolo, ulteriormente complicati da frequenti cambiamenti nelle prassi operative e un intricato sistema contributivo-fiscale, in parte basato su criteri nazionali e in parte articolato su diversi livelli territoriali e settoriali.

In questo scenario, il mercato per le aziende che offrono servizi di outsourcing ormai è vasto, ma come si fa a capire quale è la soluzione più giusta e, di conseguenza, scegliere il partner perfetto? Per riuscirci, bisogna realizzare tre considerazioni.

#1 Il software per le paghe non può fare miracoli

Solo il 5,5% delle aziende ritiene il payroll la sfida più pressante all’interno della propria organizzazione. Eppure, l’indice di gradimento italiano verso il payroll management è il più basso dello scacchiere europeo (54,7%).

Per capire queste statistiche bisogna considerare che i tempi in cui un software payroll potente e sofisticato rappresentava una vera e propria svolta sono ormai lontani. Tutti i fornitori offrono oggi software simili per l’elaborazione di un gran numero di buste paga in pochi minuti, ma nessuno di questi processi digitali industrializzati riesce a dimostrare, ad oggi, un livello di conformità integrata del 100%.

Tuttavia, ci si può avvicinare e per realizzare questo obiettivo, bisogna saper scegliere un partner per le buste paga che sia in grado di cambiare motore di payroll e sia altrettanto affidabile e adatto alle dimensioni, al settore e agli obiettivi della propria azienda.

#2 La competenza locale in materia di paghe è più importante che mai

Il punto di gradimento più basso del bel Paese nei confronti del payroll si rispecchia nella capacità di adeguamento alla compliance (55,8%, contro una media europea del 74,7%).

Questo dato ci fa capire come, nella percezione di complessità del payroll, sicuramente uno degli aspetti più problematici risulti quello legale. Nuove norme e regolamenti sono infatti all’ordine del giorno, mentre quelli esistenti vengono raramente revocati. Il risultato è che per stare al passo con la legislazione è necessaria una grande esperienza a livello locale.

Ovviamente, questo è uno dei motivi principali per cui le paghe di più paesi vengono generalmente esternalizzate e, in Italia, l’outsourcing parziale risulta oggi la pratica della quasi totalità delle aziende (89,2%).

La conformità legale, in altri termini, non dipende tanto dalla tecnologia, ma dalla giusta competenza locale, l’unica che permette di detenere una visione sicura delle situazioni specifiche dettate dalle peculiarità di ogni Paese. Per questo assicurarsi che il partner scelto abbia le competenze necessarie sul campo e di conseguenza esperti locali che conoscono bene i contratti collettivi di lavoro è fondamentale per una corretta gestione e controllo delle buste paga.

#3 La flessibilità e la variabilità del payroll sono diventate essenziali

In Italia e in Spagna, più del 50% delle aziende hanno un singolo contratto con un provider principale che lavora insieme a provider locali, consolidando le info e processandole dai provider locali all’interno di un sistema integrato.

In un periodo come quello odierno, dove rischi e opportunità possono emergere in qualsiasi momento, avere un unico partner per la gestione delle paghe in tutti i Paesi del proprio raggio d’azione è la scelta più semplice. In questo modo non solo si ottengono un unico punto di contatto e un unico contratto per le buste paga di più Paesi, ma si hanno anche una maggiore scalabilità e flessibilità.

Eppure, anche se riferirsi a un unico partner per le paghe in tutte le sedi della propria azienda può risultare un prezioso supporto alla propria strategia aziendale, non è necessario intraprendere subito un percorso con un partner multinazionale: è possibile iniziare con uno, due o tre Paesi e poi a seconda dell’efficienza del payroll, si può ampliare la sfera e aggiungere servizi come la retribuzione flessibile, la registrazione delle ore o il reclutamento.

Il suggerimento finale? Iniziare lentamente e lasciare che la relazione cresca coi suoi tempi.

di Laura Moncada, Sales Manager di SD Worx Italy

(in foto Laura Moncada)