Una guida utile a manager e dipendenti per comprendere il ruolo di questa figura
I costi di un’azienda sono da tenere sempre sotto controllo perché è fondamentale la buona gestione finanziaria, al fine di prevedere anche investimenti nel breve e medio periodo. Ed è proprio per questo motivo che la figura professionale del project manager assume sempre maggiore importanza nel futuro dell’economia italiana. La vita di un’azienda diventa meno preoccupante se il controllo dei costi è affidato a un buon project manager. Nel libro di Giulia Bezzi, Project Manager. Gestire il caos creativo, eliminare lo stress e aumentare l’efficienza, l’autrice illustra come il project management sia la chiave per migliorare la produttività: dalla gestione del caos creativo all’adozione di nuovi metodi di collaborazione fino ad arrivare al raggiungimento di risultati sorprendenti.
Con Giulia Bezzi vogliamo esaminare alcuni aspetti della realtà produttiva di un’azienda da valutare quotidianamente.
Perché è necessario un nuovo approccio al lavoro?
«Le sfide delle aziende sono sempre più forti, io che vivo moltissimo tutti coloro che vendono online e, possiamo ormai dire con certezza, che è davvero un’immensa fetta di mercato, mi rendo conto che ci vuole grandissima organizzazione per affrontare questo presente, essere lungimiranti e mantenere le proprie risorse preziose in azienda. Quando ho pensato di tornare a scrivere un libro, ho pensato che mancava un manuale semplice e pratico per tutte quelle aziende che sono strutturate ma, ancora, non trovano beneficio nella gestione dei progetti e spesso è perché si cerca di applicare sistemi complessi senza pensare alla semplificazione degli stessi a mio avviso. In più, mi sono resa conto che, anche le aziende strutturate, quando si incontrano con il digital faticano a stare al passo, perché non conoscono il processo e non sanno destinare correttamente le risorse, rispettare i tempi della comunicazione online e trarne vantaggi. Il modo più bello che ho trovato è raccontare l’esperienza sul campo, partendo da filosofie che tutti i libri di project management riportano, ma che sono applicate da grandi aziende che non possono assolutamente farne a meno se non vogliono soccombere».
Come gestire un progetto?
«Partendo dalle persone. Continuo a pensare che senza un coinvolgimento importante delle persone che fanno parte di quel progetto, senza un allenamento continuo all’organizzazione secondo processi condivisi, sia impossibile gestire qualsiasi cosa. Bisogna avere chiare le competenze di chi lavora con noi e, soprattutto, le loro soft skill per comprendere dove si può dare il massimo supporto. Bisogna condividere il processo e validarlo insieme se, ancora, in azienda non c’è chiarezza nel flusso e, anche quando è già bello che rodato, bisogna avere molti momenti formativi di allenamento per mettere tutti nelle condizioni di seguirlo con naturalezza. È necessario poi darsi il tempo per riunirsi, in brevi riunioni, per gli avanzamenti, in riunioni più lunghe per i milestone di progetto. Inoltre, sono importantissime le riunioni iniziali, che noi chiamiamo Kickoff, per comprendere tutta la documentazione a supporto e il GANTT di progetto da seguire e comprendere gli intoppi, valutare le azioni correttive per evitarli la volta successiva e correggere il flusso di processo del progetto se questo è ripetitivo. Io poi sono per la pizzata finale di chiusura del progetto, un momento di allegria con le persone che hanno partecipato alla sua realizzazione. Ormai, grazie ai millemila strumenti a nostro supporto per la gestione del progetto, la sua misurazione sia in termini di costi sia di tempi e risorse, possiamo permetterci di utilizzare il tempo risparmiato per amalgamare i team, renderli partecipi e farli sentire parte di qualcosa di entusiasmante: il lavoro che facciamo insieme».
Qual è il ruolo della tecnologia?
«Assolutamente fondamentale e, con l’arrivo delle AI in tutte le piattaforme che si occupano di project management, è davvero sempre più facile gestire bene i progetti. Nel mio libro ho dedicato un intero capitolo alle piattaforme che più apprezzo attualmente sul mercato perché ritengo ce ne siano davvero di interessanti, per tutte le tasche e tutte le organizzazioni. C’è così tanto tempo risparmiato ma, soprattutto, così tanta possibilità di evitare i classici sprechi, monitorare correttamente i processi per poi arrivare a proporre al giusto prezzo i nostri prodotti e servizi con margini interessanti che è davvero incredibile vedere nelle aziende un uso parziale e, per lo più incompleto, di questi strumenti. Certamente, bisogna valutare precisamente cosa si vuole ottenere, darsi dei tempi per imparare al meglio ogni funzionalità così da essere certi di utilizzarla correttamente, prima di lanciarla al team. Ma è come tutto quello che facciamo nella vita: se non calcoliamo il tempo di addestramento di qualsiasi tool o SaaS che si voglia è naturale che poi ci si stanca di utilizzarli».
In che modo supporta una buona organizzazione aziendale?
«Evita la frustrazione, la rabbia e la tossicità dell’ambiente di lavoro in primis. È fondamentale capire e non solo seguire i profili dei motivatori con i meme sull’importanza del capitale umano, che senza le persone serene in azienda non ci sono guadagni, ma continue perdite. È già semplice che le persone, ora, saltino di azienda in azienda, figuriamoci dove regna il caos. L’ordine ci serve, è la vera essenza di qualsiasi attività quotidiana. Basta pensare alle nostre famiglie, quanti potrebbero vivere senza regole condivise? Vale anche in ufficio. Tutto questo poi si tramuta, sicuramente, in beneficio economico».
Quali sfide aziendali richiedono una maggiore programmazione?
«Risponderei tutte. Non esiste area che non debba vivere con una “programmazione inside” e non esiste sfida aziendale che non richieda programmazione. Un esempio che adoro portare è quello di Tom Cruise che prepara le scene di Mission Impossible, ho visto un video su YouTube in cui facevano vedere come l’attore avesse preparato lanciandosi più di 300 volte con il paracadute, prendendo lezioni di moto acrobatica, e via dicendo, per mesi, per poter portare a casa una scena senza controfigura di 10 secondi nemmeno. Se non avesse pianificato e programmato ogni passo per arrivare a quella scena sarebbe morto, nel vero senso della parola. Ecco, io penso sia così per ogni sfida aziendale: ogni attività è davvero una questione di vita o di morte, perché ne va della sostenibilità del business».
Settori economici dove opera il project manager?
I project manager sono professionisti fondamentali in diverse organizzazioni economiche, no profit, pubblica amministrazione perché sono competenti a gestire progetti complessi, coordinare team, rispettare budget e scadenze, gestire rischi, assicurare la qualità dei deliverable, facilitare la comunicazione tra stakeholder. Conosciamo alcune tipologie di imprese che utilizzano il project manager. Aziende IT e Software, Società di Costruzioni, Imprese edili, Società di ingegneria, Studi di architettura, Aziende di infrastrutture, Settore Manifatturiero, Industrie automobilistiche, Aziende aerospaziali, Produttori di elettronica, Industrie pesanti, Società di Consulenza, Settore Bancario e Finanziario, Banche commerciali, Società di investimento, Compagnie assicurative, Telecomunicazioni, Settore Farmaceutico, Media e Intrattenimento, Settore Pubblico: ministeri, Enti governativi, Amministrazioni locali, Organizzazioni internazionali.
Francesco Fravolini
