Si tratta della Prodeo, azienda nata nel 1985. Parla l’ad, Marina Marzocca
Prodeo è nata a Bari nel 1985 dall’intuizione di due soci, tra cui l’attuale presidente e socio unico, Domenico Marzocca. Muove i primi passi nell’intermediazione finanziaria ed immobiliare, perché sin dall’inizio interagisce con importanti enti pubblici e privati, in particolare con i rispettivi Uffici Legali e Contratti-Appalti. «La visibilità dei processi operativi ed amministrativi e la produzione importante di documenti cartacei, relativi a tali processi e nel contempo la formulazione delle prime normative a livello nazionale sulla produzione di documenti in formato elettronico suggerisce ai soci di ideare e formulare un progetto pilota, per un importante ente regionale pugliese di archiviazione e ricerca documentaria elettronica dell’ufficio legale e divisione contratti. È un progetto pioneristico ci spiega Marina Marzocca, figlia del fondatore e amministratore delegato dell’azienda- datato 1989, che vede integrati nel team di lavoro conoscenze archivistiche, informatiche e l’utilizzo di tecnologie di archiviazione ottica allora innovative come microfilm e dischi ottici basati su tecnologie laser. Il progetto consente la radicale trasformazione della società e la sua focalizzazione, tra le primissime realtà a livello italiano, su tali temi con investimenti importanti in acquisizione di competenze specialistiche e risorse strumentali».
Come ha fatto a resistere per 40 anni e come fronteggia la concorrenza?
Merito della sua organizzazione e del suo personale qualificato, la Prodeo cresce negli anni diventando punto di riferimento della Pubblica Amministrazione e degli Enti Privati. Il core business e valore aggiunto di Pròdeo S.p.A. è la gestione dell’intero ciclo di vita della gestione archivi nei suoi step principali: e cioè Presa in carico, trasferimento e custodia del materiale archivistico in propri depositi archivistici dedicati esclusivamente alla conservazione archivistica, adeguatamente attrezzati, in assoluta sicurezza e rispettando la normativa vigente in materia di privacy, Riordinamento e catalogazione informatica, Ricerca e consegna del documento in originale/digitale, secondo le tempistiche ed esigenze dettate dal cliente, Scarto, distruzione ed eliminazione della documentazione sia analogica che digitale non più soggetta ad obbligo di conservazione offrendo un servizio di gestione documentale completo, integrato, innovativo e personalizzabile sulla base delle aspettative dei clienti.
I numeri di Prodeo?
Il fatturato nel 2024 è di 3milioni e 200 mila euro, ha 34 dipendenti. I suoi clienti principali clienti sono: Piano Nazionale Di Ripresa E Resilienza (PNRR), Ministero della Giustizia, Aziende Sanitarie Locali, Regione e Comuni.
Quante digitalizzazioni di materiale cartaceo riuscite a realizzare ogni anno?
L’unità di misura è il metro lineare di documentazione. Circa 500metri lineari su base annua di serie documentali diverse dalle cartelle cliniche, dai fascicoli del personale alle pratiche di edilizia privata.
Quanto è grande il deposito di materiale cartaceo?
Nel corso degli anni, Pròdeo S.p.A. ha ampliato la struttura logistica in modo strategico sul territorio, dotandosi di un grande centro di archiviazione nella città di Bari oltre ad altri centri dislocati in altre località italiane. La sede principale, che si trova a Bari, si estende su 8312 metri quadrati con 150km di patrimonio documentale messo in custodia e risponde ai più elevati standard di sicurezza e privacy organizzativi, necessari ad assicurare un servizio adeguato alle esigenze del cliente: Impianti antincendio con rivelatori di fumo connessi alla centrale elettronica del sistema automatico di spegnimento; Rispondenza all’azione sismica, Impianti di videosorveglianza per vigilare sugli ingressi e sull’intero perimetro esterno, Sistemi di controllo degli accessi utenti all’archivio, Sistemi di monitoraggio ambientale: temperatura, umidità e antiallagamento, Scaffalature industriali per la messa a dimora della documentazione, Sistemi di tracciabilità della documentazione archiviata, Aree di consultazione. Nei depositi archivistici è collocata tutta la documentazione e vengono effettuate le attività di handling e digitalizzazione sia della parte storica, sia della parte di deposito e corrente derivante dalla normale attività del cliente.
Trasformazione green e digitale: come le sta gestendo la Prodeo?
La recente evoluzione normativa sulla dematerializzazione documentale, conclusasi con l’entrata in vigore delle nuove linee guida AGID, definisce un quadro di riferimento tecnico-normativo chiaro ed esaustivo sulla possibilità di attuare la conservazione sostitutiva di documenti cartacei tramite digitalizzazione massiva e certificazione di processo per conferire valore legale alle copie digitali di documenti cartacei. Prodeo utilizza le migliori tecnologie disponibili di documents scanning, per convertire con estrema precisione documenti cartacei in digitali, utilizzando le più moderne tecnologie disponibili sul mercato. L’organizzazione e la digitalizzazione dei documenti infatti sono passaggi essenziali per assicurare un accesso rapido e sicuro alle informazioni. Questa fase richiede un’infrastruttura tecnologica adeguata per garantire che i documenti siano facilmente reperibili e consultabili quando necessario, in maniera rapida ed efficiente. Prodeo ha adottato una piattaforma cloud-based che integra, in un’unica soluzione, la gestione dell’archivio documentale, il back-office e le richieste degli utenti.
Siete alla seconda generazione.
La società è in pieno passaggio generazionale. Sono l’ad di Prodeo. Tale passaggio è stato gestito come un processo di affiancamento generazionale graduale legato al governo e all’ evoluzione strategica della società. In questo processo la proprietà ha affiancato all’ad, in qualità di direttore operativo, un manager di lungo corso, Pietro Cosoli, soprattutto per la definizione e l’adozione di tecnologie innovative e gestione della transizione digitale dei processi aziendali. La guida femminile della società ha valorizzato alcuni aspetti e principi su cui la società ha particolare attenzione, quali: la parità di genere soprattutto in tema di equità salariale, la genitorialità, la cura e la prevenzione di abusi e molestie sui luoghi di lavoro.
Di cosa avrebbe bisogno un’azienda come Prodeo per andare avanti e in un territorio come quello pugliese?
La società Prodeo vanta un posizionamento nazionale, collaborando da anni con realtà importanti nella gestione di archivi documentali di Enti a livello di pubblica amministrazione centrale e locale. La localizzazione in Puglia ci consente di accedere a strumenti di sostegno della competitività e innovazione delle PMI, previsti dai bandi regionali. Il focus dell’Agenda Digitale pugliese sulla promozione della trasformazione digitale e della transizione ecologica, incentiva l’adozione di nuove tecnologie e soluzioni innovative, migliorando così i processi produttivi e organizzativi delle imprese. Diventa importante, in questo contesto dinamico, la collaborazione tra grandi aziende, PMI e start-up, con premialità ai progetti che includono donne, giovani e persone con disabilità, temi su cui l’azienda è particolarmente sensibile.
Quali sono i progetti del futuro?
Guardando al futuro, Prodeo non si limita alla semplice conservazione. L’obiettivo è rendere i dati del patrimonio informativo non solo accessibili, ma anche al servizio dell’analisi avanzata e della ricerca. Vorremmo lavorare con l’intelligenza artificiale per estrarre informazioni, di concerto con i titolari del trattamento, del vasto patrimonio documentale che custodiamo. L’efficace utilizzo delle tecniche di IA prevede la gestione di un’enorme quantità di dati che sia però consistente e validata. Immaginiamo, ad esempio, le cartelle cliniche distribuite su diverse annualità e relative a diverse patologie che possono contribuire alla ricerca epidemiologica e non solo. L’azienda, grazie alle sue tecnologie e tecniche di gestione e trattamento dati, vuole porsi dunque come partner strategico per la Pubblica Amministrazione, i System Integrator e le realtà IT, per concorrere a progetti di ricerca. Il patrimonio documentale digitalizzato, dunque, diventa così una risorsa dinamica, utilizzabile non solo per la ricerca, ma anche per migliorare i servizi ai cittadini e integrare le informazioni con altre tecnologie, come nel caso dell’analisi territoriale. Concludo con uno slogan In un mondo sempre più orientato ai dati, noi vogliamo essere i partner giusti per valorizzarli.
Cinzia Ficco
